توجد عدة إجراءات يجب اتباعها لاستخراج بدل فاقد لبطاقة الرقم القومى بعد فقدها، من بينها عمل مذكرة فقد فى قسم الشرطة التابع للمنطقة التى فقدت بها البطاقة والتوجة بشكل مباشر لأحد الفروع التابعة لمصلحة الأحوال المدنية لاستخراجها.

تتمثل الإجراءات فى شراء نموذج بطاقة الرقم القومى واستيفاء البيانات واعتماد النموذج بشكل رسمى فى حال تغير محل الإقامة أو الوظيفة، وإحضار المستندات والأوراق المطلوبة، والتوجه للتصوير بالسجل المدنى والانتهاء من الإجراءات المقررة والحصول على إيصال للاستلام فى الموعد المحدد. والمواطن الذى يخالف تعليمات الأحوال المدنية فى استخراج بطاقات الرقم القومى أو تحديث بياناتها من الحالة الاجتماعية والوظيفة تُطبق عليه المخالفات المقررة وتتمثل فى دفع المواطن غرامه قدرها 100 جنيه عند تعامل المواطن بالبطاقة الشخصية المنتهية مع الجهات الحكومية والرسمية وعدم تحديث البيانات بعد مرور 3 شهور من تغييرها يعاقب بغرامة 50 جنيهًا.

وعدم تجديد بطاقة الرقم القومى بقيمة 50 جنيهًا، وعدم استخراج بدل فاقد للبطاقة بعد أسبوعين من تحرير المحضر الخاص بالفقد وقيمتها 50 جنيهًا وتأخر المواطن عن استخراج بطاقته بعد بلوغه السن القانونية 15 عامًا بقيمة 100 جنيه.

وفى كل حالات تغيير الحالة ببطاقة الرقم القومى أو استخراجها لأول مرة يستلزم شراء استمارة الحصول على بطاقة الرقم القومى، وفى حالة تجديد البطاقة يجب إحضار بطاقة الرقم القومى القديمة وصورة وثيقة الزواج أو البطاقة العائلية للزوج بالنسبة للمتزوجين فقط، واعتماد المهنة من النقابة المختصة لأصحاب المهن النقابية، أما بالنسبة لأصحاب المعاشات أو ذوى المؤهلات العلمية بالبطاقات الشخصية أو العائلية فلا يشترط اعتماد الاستمارات وتقديم خطاب التأمينات للعاملين بالإدارة الخاصة، وإرفاق صورة من المؤهل الدراسى بعد الاطلاع على الأصل فى حالة إثباته. ومن بين شروط استخراج بطاقة الرقم القومى من السجل المدنى أن يكون مصرى الجنسية وألا تقل سن المتقدم عن 15 عاما، ويشترط أن يكون للمتقدم بيان ميلاد من السجل المدنى.